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Kommunikation in Projekten

Haben sie für ihr Projekt einen Kommunikationsplan? Ist es mit einem Kommunikationsplan überhaupt getan?

Klassisches Projektmanagement sieht vor, dass Kommunikation genauso geplant wird, wie auch alle anderen Aktivitäten in einem Projekt. Dazu ist genauso ein Plan zu erstellen, wie z.B. für die Ressourcenplanung. Wie Kommunikationspläne aussehen sollen/können/müssen, ist einerseits von der Kultur der beteiligten Unternehmen abhängig, andererseits aber auch von durchaus objektiven Kriterien wie Projektbudget etc. Für ein Projekt mit 10.000 EUR Budget ist es wahrscheinlich übertrieben, einen Lenkungsausschuß zu veranstalten – außer es gibt essentielle Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder substantielle Auswirkungen auf das Unternehmen, aber selbst in einem solchen Fall wird man einen Lenkungsausschuß wohl nur dann einberufen, wenn es einen akuten Bedarf dafür gibt (siehe Projektdiskontinuitäten)

Grundsätzlich sollte man meiner Meinung nach zwischen verschiedenen Sichtweisen auf ein Projekt unterschieden, wenn man sich mit der Kommunikation im Rahmen eines Projekts beschäftigt:

  • Projektteam
  • Auftraggeber
  • interne Stakeholder
  • externe Stakeholder

Jede Zielgruppe hat andere Bedürfnisse bezüglich der Informationen, die benötigt bzw. erwartet werden.

Innerhalb des Projektteams ist es sinnvoll ein Set aus Regeln festzulegen, wie die Mitglieder miteinander kommunizieren und umgehen. Mein ganz persönliches Regel-Set sieht in Grundzügen so aus:

  • Wertschätzung und Respekt sind Grundvoraussetzungen
  • pünktliches Erscheinen
  • nur Kommunikation, die für das Meeting erforderlich ist (kein Smartphone, etc.)
  • inhaltliche Vorbereitung zum Meeting
  • Einhalten der Agenda, die selbstverständlich auch zu jedem Meeting spätestens 24h vorher verschickt werden muss
  • jedes Meeting ist zu protokollieren
  • pünktliches Beenden von Meetings (spätestens)

Wie oft und zu welchen Themen Meetings stattfinden sollen, liegt für das Projektteam im Ermessen des Projektmanagers, sollte aber in Abstimmung mit dem Projektteam festgelegt werden. Sind Auftraggeber (Projektstatus-Meeting) oder Stakeholder (Steuerungskreis bzw. Lenkungsausschuß) bei einem Meeting miteinzubeziehen, dann werden die Termine oft von den entsprechenden Gremien festgelegt.

Über geplante Meetings hinaus sind Eskalationspfade zu definieren. Im Falle von akuten Problemen oder erforderlichen Entscheidungen muss es klar definierte Eskalationswege geben. Beispiele:

  • wie z.B. der Auftraggeber für eine Entscheidung eingebunden werden kann.
  • was im Falle einer Nichterreichbarkeit eines Entscheidungsträgers passieren soll
  • usw.

Im Kommunikationsplan sollten folgende Informationen enthalten sein:

  • Bezeichnung des Meetings
  • generelle Ziele/Inhalte
  • Teilnehmer
  • Termine, Periodizität
  • Ort

Spezifische Erweiterungen für besondere Projekte oder Wünsche von Stakeholdern kommen immer wieder vor und sind durchaus in Ordnung, sofern sie nicht überhand nehmen.